Cách nói khéo để hủy đơn hàng là kỹ năng quan trọng khi mua sắm online, giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người bán trên các sàn TMĐT như Shopee, Lazada. Hủy đơn hàng không đồng nghĩa với việc mất đi khách hàng mãi mãi. Hãy thể hiện sự chuyên nghiệp, tránh gây khó chịu cho người bán để xây dựng hình ảnh người mua hàng văn minh, lịch sự.
Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực TMĐT, tôi nhận thấy cách giao tiếp khi hủy đơn hàng còn quan trọng hơn lý do. Lời nói khéo léo giúp bạn tránh rắc rối, để lại ấn tượng tốt và mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai. Cùng Mainn Media tìm hiểu cách nói khéo để hủy đơn hàng qua điện thoại, email, tin nhắn,… hiệu quả nhất trong bài viết này!
Hủy đơn hàng, dù trên Shopee hay bất kỳ sàn TMĐT nào, đôi khi là điều cần thiết. Cách nói khéo để hủy đơn hàng quyết định ấn tượng bạn để lại với người bán. Thể hiện sự đánh giá cao, bạn sẽ duy trì mối quan hệ tích cực với họ ngay cả khi hủy giao dịch. Khách hàng rời đi không có nghĩa là mất họ mãi mãi.
Tránh gây khó chịu cho người bán
Hủy đơn, đặc biệt là hủy đơn hàng qua điện thoại, có thể gây phiền toái cho người bán. Lời từ chối thiếu tế nhị khiến họ cảm thấy bị thiếu tôn trọng.
Duy trì mối quan hệ tốt đẹp
Biết đâu trong tương lai bạn lại cần đến sản phẩm của chính người bán đó? Duy trì mối quan hệ tốt đẹp sẽ mở ra cơ hội hợp tác sau này.
Xây dựng hình ảnh người mua hàng lịch sự
Xây dựng hình ảnh người mua hàng văn minh, lịch sự là điều quan trọng trong thời đại mua sắm online.
Khách hàng giao tiếp khéo léo thường được người bán ưu ái hơn.
Lời khuyên: Lý do hủy đơn hàng chỉ là một phần. Cách truyền đạt, thái độ mới quan trọng. Ví dụ, thay vì “Tôi muốn hủy đơn hàng”, hãy nói “Tôi rất tiếc, nhưng tôi muốn hủy đơn hàng vì…”.
Lưu ý: Tìm hiểu chính sách hủy đơn, phí hủy đơn hàng và hoàn tiền khi hủy đơn hàng trước khi hủy.
Cách Nói Khéo Để Hủy Đơn Hàng
Hủy đơn hàng đôi khi là điều bất khả kháng, nhưng cách nói khéo để hủy đơn hàng lại là nghệ thuật giúp bạn giữ được thiện cảm với người bán. Dù bạn muốn từ chối đơn hàng vì bất kỳ lý do gì, hãy luôn đặt mình vào vị trí của người bán và lựa chọn cách giao tiếp phù hợp nhất.
Dưới đây là một số bí kíp tôi đúc kết được sau nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mua bán online:
Thể hiện sự chân thành và lịch sự
Bắt đầu bằng lời cảm ơn và xin lỗi chân thành. Ví dụ: “Chào anh/chị, em cảm ơn shop đã xác nhận đơn hàng. Tuy nhiên, em rất tiếc phải thông báo rằng em muốn xin hủy đơn hàng…”
Giải thích rõ ràng lý do hủy đơn hàng (tránh lý do mơ hồ, thiếu thuyết phục). Thành thật chia sẻ lý do sẽ giúp người bán thông cảm cho quyết định của bạn.
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tôn trọng. Tránh những từ ngữ mang tính áp đặt, ra lệnh. Hãy nhớ rằng bạn đang xin hủy đơn hàng, chứ không phải ép buộc người bán phải chấp nhận.
Đưa ra lời đề nghị hợp lý
Đề nghị dời lịch giao hàng (nếu có thể). Trong một số trường hợp, việc dời lịch giao hàng có thể là giải pháp phù hợp cho cả hai bên.
Hỏi về chính sách hủy đơn hàng của shop. Mỗi shop có những quy định riêng về việc hủy đơn. Việc tìm hiểu kỹ chính sách hủy đơn sẽ giúp bạn tránh những hiểu lầm đáng tiếc.
Thỏa thuận phương án giải quyết phù hợp cho cả hai bên (ví dụ: hỗ trợ phí vận chuyển cho shop nếu đã đóng gói). Nếu bạn bỏ đơn hàng khi shop đã chuẩn bị xong, hãy đề nghị hỗ trợ một phần chi phí để thể hiện sự thiện chí.
Kết thúc bằng lời cảm ơn
Cảm ơn sự thông cảm và hỗ trợ từ người bán. Lời cảm ơn chân thành sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt người bán.
Thể hiện mong muốn tiếp tục ủng hộ shop trong tương lai. Ví dụ: “Em rất tiếc vì sự bất tiện này. Em mong sẽ có dịp ủng hộ shop trong thời gian tới.”
Trong quá trình hủy đơn hàng lịch sự, tôi thường nhận được phản hồi tích cực từ người bán. Họ sẵn sàng hỗ trợ tôi hoàn tiền khi hủy đơn hàng và thậm chí còn gửi tặng tôi mã giảm giá cho những lần mua sắm tiếp theo.
Khi thông báo hủy đơn hàng, hãy chủ động liên hệ với người bán càng sớm càng tốt. Điều này sẽ giúp họ có thời gian để sắp xếp lại công việc và giảm thiểu thiệt hại.
Một Số Mẫu Câu Nói Khéo Để Hủy Đơn Hàng
Sau khi đã nắm vững những nguyên tắc cơ bản trong cách nói khéo để hủy đơn hàng, chắc hẳn bạn đang muốn tham khảo một số mẫu câu cụ thể để áp dụng vào thực tế. Hiểu được điều đó, tôi xin chia sẻ một số mẫu câu mà tôi thường sử dụng và nhận thấy hiệu quả cao khi giao tiếp với người bán trên các sàn thương mại điện tử (TMĐT).
Mẫu câu xin lỗi và giải thích lý do
“Chào anh/chị shop, em cảm ơn shop đã xác nhận đơn hàng. Tuy nhiên, em rất tiếc phải xin hủy đơn hàng vì lý do cá nhân. Mong anh/chị thông cảm.”
“Em thật sự xin lỗi vì sự bất tiện này, nhưng em muốn hủy đơn hàng [Mã đơn hàng…] vì em vừa đặt nhầm sản phẩm. Em sẽ đặt lại đúng sản phẩm sau ạ.”
“Dạ thưa shop, em có đơn hàng [Mã đơn hàng…] đặt hôm [ngày]. Hiện tại, em đang gặp một chút vấn đề về tài chính nên không thể nhận hàng đúng hẹn. Em thành thật xin lỗi vì phải thông báo hủy đơn hàng ạ.”
Mẫu câu đề nghị dời lịch/ hủy đơn
“Không biết shop có thể hỗ trợ em dời lịch giao hàng sang ngày [ngày] được không ạ? Em cảm ơn!”
“Em muốn xác nhận xem shop có hỗ trợ hủy đơn hàng gấp không ạ? Em có việc đột xuất nên không thể nhận hàng được.”
“Em rất tiếc phải làm phiền anh/chị, nhưng em muốn hủy đơn hàng. Cho em hỏi chính sách hủy đơn của shop như thế nào ạ?” (Nếu khách hàng chủ động hỏi về chính sách hủy, người bán sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bạn).
Mẫu câu cảm ơn
“Em cảm ơn shop đã hỗ trợ em hủy đơn hàng. Em thành thật xin lỗi vì đã làm mất thời gian của anh/chị.”
“Cảm ơn anh/chị đã thông cảm cho em. Em rất mong có thể ủng hộ shop bằng những sản phẩm khác phù hợp hơn trong thời gian tới.”
“Em rất cảm kích trước sự nhiệt tình của shop. Hy vọng sẽ có dịp hợp tác với shop trong tương lai gần.”
Việc kết hợp linh hoạt các mẫu câu trên, tùy theo từng tình huống cụ thể, sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả giao tiếp tốt nhất. Đừng quên thể hiện sự chân thành và tôn trọng trong từng câu chữ.
Lưu ý:
Luôn sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh nói trống không.
Giải thích lý do hủy đơn rõ ràng, tránh gây hiểu lầm cho người bán.
Nếu có thể, hãy đề xuất phương án giải quyết hợp lý để hỗ trợ shop.
Chủ động liên hệ với người bán hoặc đơn vị vận chuyển (shipper) càng sớm càng tốt khi có nhu cầu hủy đơn hàng gấp.
Những Điều Cần Tránh Khi Hủy Đơn Hàng
Bên cạnh việc nắm vững cách nói khéo để hủy đơn hàng, bạn cũng cần lưu ý một số điều cần tránh để không gây ảnh hưởng đến mối quan hệ với người bán và uy tín của bản thân trên các sàn TMĐT.
Dù bạn có lý do hủy đơn hàng hợp lý đến đâu, nhưng nếu mắc phải những sai lầm dưới đây, việc hủy đơn hàng có thể trở thành trải nghiệm tiêu cực cho cả bạn và người bán.
Hủy đơn hàng vào phút chót
Hủy đơn hàng vào phút chót, đặc biệt là khi shipper đã đến điểm giao, là điều tối kỵ. Hành động này không chỉ gây lãng phí thời gian, công sức của người bán và shipper mà còn thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với họ.
Không đưa ra lý do hủy đơn
Khi xin hủy đơn hàng, bạn nên chủ động giải thích rõ ràng lý do. Việc không đưa ra lý do hủy đơn khiến người bán cảm thấy khó hiểu và có thể nghi ngờ về ý định của bạn.
Sử dụng ngôn ngữ thô lỗ, thiếu tôn trọng
Dù bạn có bức xúc hay không hài lòng với sản phẩm/dịch vụ đến đâu, hãy luôn giữ thái độ lịch sự và tôn trọng khi giao tiếp với người bán. Sử dụng ngôn ngữ thô lỗ sẽ chỉ khiến tình hình trở nên căng thẳng hơn và làm xấu đi hình ảnh của bạn.
Quên cập nhật thông tin hủy đơn trên hệ thống (nếu có)
Một số sàn TMĐT yêu cầu người mua cập nhật thông tin hủy đơn trên hệ thống. Quên cập nhật thông tin này có thể dẫn đến những nhầm lẫn không đáng có, ví dụ như shipper vẫn tiếp tục giao hàng cho bạn.
Tôi từng gặp trường hợp khách hàng thông báo hủy đơn hàng qua chat nhưng lại quên cập nhật trên hệ thống. Kết quả là đơn hàng vẫn được giao đến, gây ra nhiều phiền phức cho cả người mua và người bán.
Để hủy đơn hàng lịch sự và tránh những rắc rối không cần thiết, bạn nên:
Lên kế hoạch hủy đơn hàng càng sớm càng tốt.
Chủ động liên hệ với người bán để thông báo và xin lỗi.
Giải thích rõ ràng lý do hủy đơn.
Hỏi về chính sách hủy đơn của shop.
Cập nhật thông tin hủy đơn trên hệ thống (nếu có).
Kiểm tra lại thông tin với người bán sau khi đã hủy đơn.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Tôi có thể hủy đơn hàng sau bao lâu?
Bạn có thể hủy đơn hàng trên Shopee ngay khi đơn hàng đang ở trạng thái “Chờ xác nhận”. Tuy nhiên, nếu đơn hàng đã chuyển sang “Chờ lấy hàng” thì bạn cần chờ người bán phản hồi yêu cầu hủy. Lưu ý là sau 24 giờ kể từ thời điểm người mua huỷ đơn, nếu người bán không phản hồi thì hệ thống Shopee sẽ tự động hủy.
Nếu shop không đồng ý hủy đơn thì phải làm sao?
Nếu shop không đồng ý hủy đơn thì đơn hàng của bạn sẽ tiếp tục được vận chuyển và chuyển sang trạng thái “Đang giao”. Lúc này, bạn có thể liên hệ với đơn vị vận chuyển để từ chối nhận hàng hoặc trao đổi thêm với shop để tìm phương án giải quyết phù hợp.
Hủy đơn hàng nhiều lần có ảnh hưởng đến tài khoản của tôi không?
Việc hủy đơn nhiều lần sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của tài khoản bạn trên các sàn TMĐT. Hành động này không chỉ gây phiền toái cho người bán và đơn vị vận chuyển mà còn có thể khiến tài khoản của bạn bị hạn chế một số tính năng. Vì vậy, bạn nên kiểm tra kỹ đơn hàng trước khi đặt và cân nhắc thật kỹ trước khi hủy.
Nói tóm lại, việc hủy đơn hàng là điều không thể tránh khỏi khi mua bán online. Bằng cách áp dụng những “bí kíp” trong bài viết, bạn có thể biến trải nghiệm hủy đơn trở nên tích cực hơn. Hãy nhớ rằng, cách bạn giao tiếp còn quan trọng hơn lý do hủy. Một lời nói khéo léo giúp bạn tránh rắc rối và để lại ấn tượng tốt đẹp.
Việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng là chìa khóa thành công. Nếu bạn là nhà bán hàng muốn kinh doanh hoặc phát triển gian hàng trên Shopee, hãy liên hệ ngay với Mainn Media để sử dụng dịch vụ setup và vận hành Shopee chuyên nghiệp. Đừng quên chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hữu ích nhé!
Đỗ Vinh, CEO của Mainn Media, là người lãnh đạo có tầm nhìn và kinh nghiệm trong lĩnh vực quảng cáo và thương mại điện tử. Anh đã giúp Mainn Media trở thành công ty hàng đầu cung cấp các dịch vụ vận hành và quảng cáo trên Shopee, TikTok và Facebook. Dưới sự dẫn dắt của anh, Mainn Media không ngừng phát triển và đạt được nhiều thành tựu nổi bật.
