Quản lý đơn hàng Shopee là một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành công của bất kỳ shop online nào. Sau nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, tôi nhận thấy rằng việc nắm vững cách quản lý Shopee, đặc biệt là xử lý đơn hàng Shopee hiệu quả, có thể tạo nên sự khác biệt lớn về doanh thu và uy tín của shop.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về cách theo dõi đơn hàng Shopee, xử lý các tình huống phát sinh, và một số công cụ hỗ trợ đắc lực như phần mềm quản lý đơn hàng Sapo, Nhanh.vn, hay dịch vụ hỗ trợ vận hành của Mainn Media. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết này nhé!
Quản lý đơn hàng Shopee có nhiều lợi ích thiết thực, góp phần vào sự phát triển bền vững của shop. Việc kiểm soát tốt Shopee đơn hàng không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Khi bạn chủ động trong việc theo dõi đơn hàng Shopee, từ khâu tiếp nhận, xác nhận đến đóng gói và giao hàng, bạn sẽ giảm thiểu tối đa sai sót, nhầm lẫn, từ đó tạo dựng được uy tín và lòng tin với khách hàng.
Tính năng quản lý đơn hàng trên Shopee, cùng với các công cụ hỗ trợ như Sapo, Nhanh.vn, Haravan,… là những trợ thủ đắc lực cho người bán, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý. Các nền tảng này cung cấp giao diện trực quan, dễ sử dụng, cho phép bạn thực hiện các thao tác sau một cách thuận tiện:
Cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực: Luôn nắm bắt được tình hình đơn hàng, từ khi khách đặt hàng đến khi hoàn tất giao hàng.
Quản lý tồn kho: Theo dõi số lượng hàng hóa, tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
Tự động in đơn: In đơn hàng hàng loạt, tiết kiệm thời gian và công sức.
Kết nối với các đơn vị vận chuyển: Lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp, cập nhật thông tin vận chuyển tự động.
Ngoài ra, việc am hiểu cách đặt hàng Shopee cũng giúp bạn nắm bắt được quy trình mua hàng từ phía khách hàng, từ đó đưa ra các chính sách bán hàng phù hợp, chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Ví dụ, bạn có thể theo dõi thời gian giao hàng trung bình của từng đơn vị vận chuyển như Giao hàng nhanh, Viettel Post, J&T Express…
Để lựa chọn đối tác phù hợp, hoặc cung cấp thông tin về cách theo dõi đơn hàng Shopee cho khách hàng để họ an tâm hơn khi mua sắm tại shop của bạn.
Bí Kíp Quản Lý Đơn Hàng Shopee Từ A Đến Z
Để thành công trên thị trường thương mại điện tử đầy cạnh tranh, việc quản lý đơn hàng Shopee hiệu quả là điều không thể thiếu. Dưới đây là quy trình xử lý đơn hàng Shopee tôi đúc kết được sau nhiều năm kinh doanh trên marketplace này.
Bước 1: Xác nhận đơn hàng
Ngay khi có đơn hàng mới, bạn cần kiểm tra kỹ thông tin: sản phẩm, số lượng, địa chỉ người nhận, phương thức thanh toán…
Đặc biệt lưu ý các ghi chú của khách hàng để tránh sai sót đáng tiếc. Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào, hãy chủ động liên hệ với khách hàng để xác nhận lại trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 2: Chuẩn bị hàng
2.1. Chuẩn bị hàng
Kinh nghiệm của tôi là luôn kiểm tra kỹ chất lượng sản phẩm trước khi đóng gói. Hãy đảm bảo sản phẩm đúng với mô tả, không bị lỗi, hư hỏng, và đầy đủ phụ kiện (nếu có). Việc này giúp bạn giảm thiểu tỷ lệ đổi trả, hoàn tiền sau này.
2.2. Đóng gói đơn hàng
Đóng gói cẩn thận là cách bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng. Sử dụng bao bì phù hợp với từng loại sản phẩm, bọc lót chống sốc để hàng hóa không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Đừng quên kèm theo thông tin liên lạc của shop, lời cảm ơn, hoặc một món quà nhỏ để tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
Bước 3: In phiếu gửi hàng dán lên đơn hàng
Phiếu gửi hàng là bằng chứng xác nhận đơn hàng giữa bạn và Shopee. Hãy in phiếu gửi hàng từ hệ thống Shopee và dán cẩn thận lên gói hàng.
Lưu ý kiểm tra kỹ thông tin trên phiếu gửi hàng trước khi dán để đảm bảo chính xác.
Bước 4: Bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển
Shopee hợp tác với nhiều đơn vị vận chuyển uy tín như Giao hàng nhanh (GHN), Giao hàng tiết kiệm (GHTK), Viettel Post, J&T Express… Lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp với khu vực giao hàng và loại hàng hóa.
Bạn có thể tham khảo thời gian giao hàng, phí vận chuyển, và đánh giá của khách hàng về từng đơn vị để đưa ra quyết định.
Bước 5: Theo dõi đơn hàng (Đang giao, Đã giao, Đơn hủy)
Sử dụng tính năng theo dõi đơn hàng trên Shopee hoặc phần mềm quản lý đơn hàng để cập nhật trạng thái đơn hàng. Chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh như giao hàng chậm trễ, thất lạc, hoặc khách hàng muốn hủy đơn.
Bước 6: Xử lý các bước sau khi bán hàng (đổi trả, hoàn tiền…)
Luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong trường hợp đổi trả hoặc hoàn tiền. Xử lý các yêu cầu này nhanh chóng, chuyên nghiệp, và theo đúng quy định của Shopee để duy trì uy tín của shop.
Bên cạnh quy trình thủ công, bạn có thể ứng dụng công nghệ vào quản lý đơn hàng Shopee. Các phần mềm quản lý bán hàng như Sapo, Nhanh.vn, Haravan… hỗ trợ tự động hóa nhiều công đoạn, từ in đơn hàng, đối soát COD, đến quản lý kho, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Công Cụ Hỗ Trợ Quản Lý Đơn Hàng Shopee
Để quản lý đơn hàng Shopee một cách hiệu quả, ngoài việc nắm vững quy trình xử lý, bạn cũng nên tận dụng các công cụ hỗ trợ đắc lực.Việc sử dụng kết hợp các tính năng có sẵn trên Shopee với phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.
Từ đó, bạn có thể tập trung hơn vào các hoạt động khác như chăm sóc khách hàng, marketing, và phát triển sản phẩm, góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận cho shop.
Tính năng quản lý đơn hàng trên Shopee
Shopee cung cấp một hệ thống quản lý đơn hàng khá đầy đủ, giúp bạn xử lý đơn hàng Shopee một cách thuận tiện. Bạn có thể dễ dàng theo dõi đơn Shopee, từ lúc khách hàng đặt hàng cho đến khi hoàn tất giao hàng. Các tính năng nổi bật bao gồm:
Xem danh sách đơn hàng: Theo dõi tất cả đơn hàng mới, đang xử lý, đang giao, đã giao, và đã hủy.
In phiếu gửi hàng: Tạo phiếu gửi hàng tự động, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Cập nhật trạng thái đơn hàng: Chủ động cập nhật trạng thái đơn hàng để khách hàng nắm được thông tin.
Xử lý khiếu nại: Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại của khách hàng về đơn hàng (ví dụ: giao hàng chậm, sản phẩm lỗi, yêu cầu hoàn tiền…).
Quản lý kho hàng: Theo dõi số lượng tồn kho của từng sản phẩm, tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
Báo cáo doanh thu: Thống kê doanh thu, lợi nhuận, chi phí theo ngày, tuần, tháng, quý…
Phần mềm quản lý bán hàng
Bên cạnh các tính năng quản lý đơn Shopee có sẵn trên Shopee, bạn cũng nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Các phần mềm này được thiết kế để hỗ trợ người bán quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh trên Shopee và các sàn thương mại điện tử khác. Một số phần mềm phổ biến hiện nay bao gồm:
Sapo: Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, với nhiều tính năng mạnh mẽ như quản lý đơn hàng, quản lý kho, chăm sóc khách hàng, báo cáo kinh doanh…
Nhanh.vn: Nền tảng quản lý bán hàng online, giúp bạn tự động hóa quy trình bán hàng, từ khi tiếp nhận đơn hàng đến khi hoàn tất giao hàng.
Haravan: Giải pháp bán hàng toàn diện, hỗ trợ bạn xây dựng website bán hàng, quản lý bán hàng đa kênh, và tiếp thị online hiệu quả.
KiotViet: Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến, phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh, từ cửa hàng nhỏ lẻ đến doanh nghiệp lớn.
Các phần mềm này mang lại nhiều lợi ích cho người bán:
Tự động hóa quy trình: Tự động đồng bộ đơn hàng từ Shopee, in đơn hàng loạt, cập nhật trạng thái đơn hàng, gửi tin nhắn thông báo cho khách hàng…
Quản lý tập trung: Quản lý đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng (Shopee, Lazada, Facebook, website…) trên cùng một hệ thống.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm thiểu thời gian và công sức cho việc quản lý đơn hàng, từ đó tiết kiệm chi phí vận hành.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Giúp bạn quản lý đơn hàng chính xác, chuyên nghiệp, giảm thiểu sai sót, nâng cao sự hài lòng của khách hàng, và tăng doanh thu.
Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với nhu cầu và quy mô kinh doanh của bạn. Bạn có thể dùng thử miễn phí các phần mềm này trước khi quyết định sử dụng chính thức.
Quản lý đơn hàng Shopee hiệu quả là chìa khóa để thành công trên nền tảng này. Từ khâu xác nhận đơn hàng đến giao hàng, mỗi bước đều ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng và uy tín của gian hàng.
Nếu bạn muốn tối ưu hóa quy trình và tăng doanh số, hãy để Mainn Media đồng hành cùng bạn. Dịch vụ setup gian hàng và vận hành Shopee chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ giúp bạn chinh phục thị trường một cách hiệu quả. Đừng chần chừ, liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và đừng quên đánh giá 5 sao để ủng hộ nhé!
Đỗ Vinh, CEO của Mainn Media, là người lãnh đạo có tầm nhìn và kinh nghiệm trong lĩnh vực quảng cáo và thương mại điện tử. Anh đã giúp Mainn Media trở thành công ty hàng đầu cung cấp các dịch vụ vận hành và quảng cáo trên Shopee, TikTok và Facebook. Dưới sự dẫn dắt của anh, Mainn Media không ngừng phát triển và đạt được nhiều thành tựu nổi bật.
